Réussir ses collaborations freelances et entreprises : Comment faire ?

Le freelancing ne date pas d’hier. Il y a encore 10 ans, ce mode de travail était rare et souvent adopté par les métiers créatifs. Aujourd’hui, la France a rattrapé son retard mais ne comptabilise pas encore 30% de freelances parmi la totalité des travailleurs, comme c’est le cas actuellement aux États-Unis. Néanmoins, la tendance américaine semble traverser l’Atlantique et gagner les pays européens. Certaines entreprises visionnaires se sont positionnées sur le sujet en intégrant ce type de collaboration relativement tôt (Deezer, MAIF, Ubisoft, Mazars, Shine…). Comment font-elles aujourd’hui pour intégrer des freelances dans leurs équipes ? Quelles sont les pratiques à connaitre pour favoriser une bonne collaboration avec ces profils ? Dans cet article, découvrez un condensé des témoignages d’experts du freelancing lors d’une conférence tenue au Free-Up Festival : Frédérique Guénicot (autrice du livre “Freelance en entreprise”), Kevin Bouchareb (Directeur Groupe de la Stratégie RH & Future of work chez Ubisoft), Stéphane Pinatton (agent d’indépendants chez OMS) et Charly Gaillard (fondateur de Beager).

Freelancing en France : où en sommes-nous ?

Du CDI au Total Workforce Management

Historiquement, la France est particulièrement attachée au contrat CDI. Une quasi exception dans le monde entier. Ce contrat a pour vocation de sécuriser à la fois le salarié en poste et l’entreprise qui fait appel à un talent. Le CDI, apparu à la fin des années 1800, était une évolution majeure en matière du droit du travail. La première d’ailleurs, suivie des avancées plus connues comme la mise en place des 5 semaines de congés payés puis, plus récemment le passage des 39 heures aux 35 heures.

Le Future of Work que nous évoquons aujourd’hui (début des années 2000) se penche davantage sur les questions de flexibilité au travail. On remet en cause l’environnement ou le temps de travail, les pratiques en entreprise, et maintenant, ce sont les modes de collaboration que l’on vient à discuter. Aujourd’hui, deux enjeux se posent dans cette relation professionnelle historique. D’une part, les entreprises sont culturellement poussées à privilégier le CDI, alors même qu’il serait parfois préférable de mettre en place une collaboration d'une durée davantage limitée, correspondant aux réalisations attendues. D’autre part, les salariés cherchent désormais un sens dans leur travail puisque le cadre du CDI ne parait, à première vue, pas suffisamment adapté à la quête de flexibilité dans la carrière professionnelle des talents.

Pour répondre à ces deux enjeux, entreprises comme talents ont développé des pratiques nouvelles. Les talents se lancent en freelances. Les entreprises se laissent tenter par le total workforce management. Ainsi, le contrat est devenu une modalité, servant avant tout à encadrer la collaboration. Il ne s’agit donc pas de supprimer le CDI mais bien de permettre à d’autres cadres de co-exister. Collaborer avec des freelances permet, par exemple, de bénéficier d’un portefeuille de compétences pour une durée courte et défini (entre quelques semaines à une année).

Une culture d’entreprise enrichie

La collaboration avec des freelances ne se limite pas à un simple échange de services, elle représente une véritable opportunité d'enrichir la culture d'une entreprise. Contrairement à une crainte répandue selon laquelle l'arrivée de freelances pourrait perturber les codes existants, les indépendants apportent une perspective nouvelle aux pratiques mises en place. Loin de les mettre en branle, ils peuvent les rendre plus efficientes. Ils agissent en tant que catalyseurs, bousculant les lignes établies tout en maîtrisant parfaitement les codes en vigueur. Les managers de transition freelance en ont d’ailleurs fait le socle de leur expertise.

Si les entreprises s’enrichissent de la diversité des profils engagés, il devient nécessaire de faire évoluer sa culture pour ne léser aucun talent. À l’instar d’une marque employeur, pourquoi ne pas développer “une marque freelancer” ? Mettre en place d’une politique d’accueil pour ces talents externes permettrait, entre autre, de mieux partager la culture de l’entreprise. L’indépendant aura ainsi la capacité de comprendre les tenants et aboutissants de la mission et d’avoir en sa possession toutes les clés pour mener à bien le projet. Il n’est pas seulement question de bien l’accueillir, mais de l’informer des informations nécessaires : référents sur le projet, organisation interne, enjeu politique, etc.

L’innovation des entreprises va certainement passer par l’acceptation de cette hybridation. Et, quoi de mieux pour évaluer la réussite de la collaboration que de constater que l’indépendant a su s’adapter à votre culture interne, en prenant le temps de comprendre vos enjeux, votre organisation et votre culture.

Une relation à structurer

Alors comment intégrer ces profils indépendants dans vos équipes ? Procédons étapes par étape. Les entreprises qui font appel aux freelances constatent déjà les principaux bénéfices opérationnels : l’intégration d’une expertise rare sur le marché, la complétude rapide d’une équipe en sous-effectif, le gain de temps de la recherche… D’un point de vue stratégique, les freelances apportent également :

• une plus grande résilience aux entreprises, capables de rebondir face aux cycles économiques,
• une plus forte compétitivité, en raison de la culture apprenante qui se met en place plus intuitivement avec les freelances,
• une accélération de l’innovation interne, permettant à l’entreprise de faire évoluer sa culture mais surtout de rester connectée au marché

Il est donc important de n’écarter personne de ces transformations. Pourtant, les équipes RH sont encore trop souvent écartées, alors même qu’elles sont impactées par ces changements au sein des équipes. Les indépendants sont rarement recrutés par les RH, encore trop souvent exclus des décisions des Achats, gestionnaires des Prestations Intellectuelles. La relation tripartite, mêlant conjointement Opérationnels, Achats et RH, doit s’installer pour favoriser une intégration fluide des indépendants. Pour l’instant, la collaboration de ces trois parties prenantes reste difficile, notamment par manque de référent en interne. Vers qui devraient se tourner les indépendants : les Achats pour le paiement, les Opérationnels pour le projet, les RH pour les questions logistiques ? Deezer a trouvé une solution en créant un interlocuteur dédié : le Chief of Freelance.

Mais il existe bien d’autres pratiques à proposer, qu’elles soient déjà mises en place au sein de quelques entreprises pionnières ou encore au stade d’idées.

Conseils pour mieux travailler avec des freelances

Les idées ne manquent pas pour rendre la collaboration freelances et entreprises plus efficiente. Des experts, comme Catherine Barba (Fondatrice d’Envi), Frédérique Génicot (experte freelance et autrice de Freelance en entreprise), Kevin Bouchareb (Expert Future of Work chez Ubisoft), Stéphane Pinatton (agent d’indépendants chez One Man Support) et Charly Gaillard (Fondateur et CEO de Beager), ont déjà réfléchi à la question et listé quelques idées lors du Free-Up Festival.

Voici quelques idées de bonnes pratiques à mettre en place :

• constituer une bible du freelance : faire appel à des freelances peut susciter quelques craintes chez les collaborateurs peu habitués (concurrence pour un poste devenu vacant, barème de rémunération différent des salariés, etc.), qu’il est nécessaire de rassurer. Ce document permettrait d’acculturer l’ensemble des collaborateurs et de diffuser les bonnes pratiques de collaborations entre freelances et salariés/entreprises.
• réaliser un livret d’onboarding : contrairement au document précédent, ce livret d’accueil serait à destination des freelances afin de recevoir l’ensemble des informations nécessaire pour comprendre la culture de l’entreprise.
• travailler avec des communauté de freelances : malgré l’idée reçue selon laquelle les freelances seraient des travailleurs solitaires, ceux-ci se regroupent souvent avec d’autres freelances pour bénéficier de conseils, de recommandations ou simplement échanger avec des professionnels qui passent par les mêmes vécus. Il peut s’agir de pool de freelances autonomes ou souvent regroupés autour de communautés constituées par des experts de la collaboration freelances-entreprises.
• faire de la conduite de changement : ce n’est pas toujours simple de transformer son entreprise et cela peut même créer de la résistance lorsque le changement est trop abrupte. Le Change Management permettrait notamment d’évangéliser les salariés mais surtout de mettre en place les bonnes pratiques spécifiques à l’entreprise pour accueillir des indépendants.
• fluidifier les processus internes : l’innovation nécessite d’actualiser ses méthodologies et d’en adopter de nouvelles en fonction des pratiques en vigueur. Ici, la collaboration freelances et entreprises gagnerait à être facilitée d’un point de vue financier, opérationnel et RH.
• convaincre le comex : au delà de l’évangélisation des salariés évoquée plus tôt, les équipes opérationnelles (les plus au fait des avantages que constituent les profils freelances) ont un enjeu d’acculturation sur le sujet

Le train du freelancing est en marche. Même s’il n’est pas encore lancé à toute allure en France, ce phénomène dépasse la tendance pour s’installer de façon structurelle. Pour les entreprises, l’enjeu est de taille : il devient nécessaire de passer d’une culture favorisant le CDI à une culture adaptée au Total Workforce Management. Quelques entreprises montrent déjà l’exemple, pionnières dans le domaine. Mais une dernière piste n’a toujours pas été évoqué et serait peut-être l’une des plus efficientes : pour aider les entreprises à s’adapter au marché, pourquoi ne pas demander directement aux freelances comment procéder ?