Améliorer l'efficacité des réunions avec des freelances à distance

En France, à l'approche des Jeux Olympiques (JO) de Paris 2024, les entreprises redoublent d'efforts pour communiquer au mieux avec leurs équipes, en particulier avec les freelances spécialisés dans des missions digitales. En effet, la conjoncture entre mondialisation et transformation digitale a multiplié les rapports professionnels à distance, notamment avec des indépendants. 59 % des indépendants basés dans l’hexagone travaillent depuis chez eux. Ce choix peut s'expliquer par la flexibilité, la diversité des compétences et la capacité d'adaptation rapide de ces professionnels. Si ils offrent une expertise ciblée pour des missions spécifiques, les freelances permettent surtout aux entreprises de répondre de manière agile à de fortes exigences dans des délais serrés. Conscient de ces paramètres, les entreprises ont tout intérêt à maximiser l’efficacité des réunions à distance avec des freelances. Comment y parvenir ?

Freelancing & réunion à distance : principes de base

Selon une étude d’Owl Labs, 62% des employés travaillent à distance au moins une partie de la semaine. Pour les freelances, ce pourcentage est souvent plus élevé. Or, le caractère ponctuel du recours aux indépendants induit un enjeu supplémentaire lié à la transmission de la culture d’entreprise. En effet, pour mener à bien sa mission le talent indépendant doit saisir et intégrer à son travail les valeurs de l’entreprise. Dans ce contexte, il est primordial que les réunions soient efficaces, et donc bien préparées.

En premier lieu, choisir l’outil de visioconférence le plus adapté à tous (Teams, Zoom, Google Meet…) va s’avérer décisif pour assurer une communication fluide et sans interruptions.

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Dans un second temps, il est capital de préparer la rencontre autant que possible.

Pour ce faire, vous pouvez :

• Envoyer des liens ou codes d’accès : Il s’agit d’un bon moyen pour éviter le stress d’une préparation hâtiveL. Envoyez les liens ou les codes d'accès à la réunion en amont du rendez-vous. Assurez-vous également que tous les participants ont reçu les informations nécessaires à la compréhension des sujets évoqués.
• Présenter les thématiques et les objectifs de la réunion : Que ce soit au moment de l'invitation ou au démarrage de la réunion, rappeler les points à aborder et clarifier les objectifs de la réunion sera profitable pour tous. Selon une étude de Harvard Business Review, 64% des réunions n'ont pas d'objectif. Or, la justesse des indications est décisive dans le succès d’une mission freelance, surtout à distance.
• Organisez les échanges : Prévoyez du temps pour les questions et assurez-vous que tout le monde a bien saisi les enjeux évoqués. Pour ce faire, n’hésitez pas à attribuer des rôles. Une personne peut-être en charge de l’animation de la réunion, une autre de l’envoi d’un compte rendu, dans le cas d’une réunion où les protagonistes seraient nombreux protagonistes, une personne peut même être en charge de la modération de l’espace chat afin qu’aucun message ne soit oublié.

Réunion à distance avec des freelances : un défi ?

Vous le savez, un talent indépendant est autonome. Ceux avec lesquels vous décidez de travailler possèdent nécessairement l’expertise dont vous avez besoin. Alors pourquoi ne pas prendre opter pour une collaboration asynchrone ?

Le travail asynchrone se dit de personnes qui travaillent ensemble, mais chacune à leur rythme, sans nécessité d'être immédiatement disponible. Dans cette configuration, le nombre réduit d'interruptions permet aux membres de l’équipe d'être plus productifs.

En cas de travail à distance, voire même de fuseaux horaires divergents, il s’agit d’une solution répandue. Pour autant, les réunions doivent rester régulières et efficaces. Un défi auquel vous n’aurez aucun mal à répondre si :

• Vous considérez le distanciel comme le mode par défaut : Faites en sorte que votre entreprise considère la réunion à distance comme une norme plutôt qu'une exception. De cette façon, le sujet sera pensé de bout en bout et toutes les possibilités seront évaluées pour concevoir des solutions adaptées à ce mode de travail. Cela sera profitable aux intervenants externe à l’entreprise, mais aussi à vos collaborateurs internes (en télétravail, en full remote, ou autre).
• Vous encouragez le fait de voir et d’être vu : Encouragez tous les participants d’une réunion à utiliser leur caméra. La communication non verbale est cruciale pour la compréhension mutuelle et l'engagement. Surtout pour des collaborateurs externes qui ne connaissent pas toutes les personnes présentes.
• Vous facilitez la participation et l’échange : D’après une enquête de Microsoft, les réunions interactives sont 34% plus productives. Et c’est exactement ce dont vous avez besoin pour maximiser les résultats de vos consultants freelances. Utilisez des outils pour dynamiser vos échanges et marquer les esprits (sondages, présentations…).
• Vous soignez l’après réunion : Une fois la réunion terminée, le suivi continu. Assurez-vous de faire parvenir à chaque participant un compte rendu clair afin que tout le monde ait la même compréhension des attentes, des enjeux et des délais établis. Rassemblez aussi les retours pour améliorer les futures réunions, notamment pour intégrer au mieux de futurs intervenants externes.

En somme, l’esprit d’équipe peut tout aussi bien se créer à distance, dans une équipe asynchrone, qui compte parmi elle des talents salariés et indépendants… Il suffit de tout mettre en oeuvre pour gérer la situation au mieux. A l’aide de nos conseils, vous avez tout pour y arriver.

Alors que les JO de Paris 2024 poussent les entreprises installées en Île-de-France à s’organiser en vue de défis logistiques, collaborer avec des talents indépendants est une véritable opportunité de s'adapter rapidement à la situation. Grâce aux conseils de Beager, surmontez les obstacles de la communication à distance pour tirer pleinement parti des compétences et de l'expertise de vos freelances. Gagnez du temps ! Organisez des réunions à distance efficaces avec des talents expérimentés. D’ailleurs, vous recherchez les meilleurs consultants pour intervenir sur vos projets ? Confiez-nous votre besoin. Beager vous propose les profils les plus aptes à vous accompagner vers le succès.