Recherche freelance : Comment bien cadrer son besoin ?

Avant de faire appel à des freelances, il est nécessaire de cadrer votre besoin en déterminant par exemple les objectifs, attentes et résultats espérés. Cela vous permettra d’orienter le futur indépendant qui rejoindra votre équipe et éventuellement de guider les recruteurs missionnés pour trouver le bon profil. Mais il arrive fréquemment qu’un besoin ne soit pas suffisamment défini pour diverses raisons : manque de temps, de recul ou de connaissances sur les éléments attendus. Quels sont les critères à prendre en compte et à détailler ? Comment rendre son besoin le plus réaliste possible pour vous assurer de trouver le profil recherché ? Forts de notre accompagnement auprès de nombreuses entreprises, nous avons identifié une méthode en 5 étapes pour définir son besoin.

Sommaire

1. Préciser votre problématique

2. Cadrer le périmètre de la mission

3. Anticiper la logistique

4. Identifier le profil idéal

5. Définir vos attentes de la future collaboration

1. Préciser votre problématique

Pour amorcer votre réflexion, vous aurez besoin de définir l’ensemble des enjeux de votre entreprise. Quelle est votre problématique principale ? Certes, il vous manque une expertise dans votre équipe. Mais encore ?

Voici quelques questions pour aller encore plus loin :

• Quelle est l’origine de ce besoin ? Quel est votre rôle et vos limites pour y répondre ?
• Avez-vous besoin d’un renfort au sein de votre équipe ou d’une expertise pointue qui n’est pas disponible en interne ?
• Quelles sont les résultats attendus suite à l’intervention du talent externe ?
• Sur quel aspect cette ressource externe pourra-t-elle vous accompagner : domaine financier, logistique, humain, international etc. ?

Une fois que vous aurez défini tous les tenants et aboutissants de votre problématique, votre besoin deviendra plus clair. Cette vue d’ensemble peut déjà vous permettre d’amorcer un brief, une sorte de boussole conçue pour orienter la recherche des profils. Ce document peut également apporter un éclairage à ceux qui s’occuperont directement d’effectuer la recherche, à savoir les directions RH en interne et parfois même des experts du recrutement que vous pourriez solliciter.

2. Cadrer le périmètre de la mission

Cette étape est indispensable pour cadrer votre besoin puisqu’elle vous permet de répertorier l’ensemble des critères de réussite de cette future mission. Autrement dit, vous êtes arrivé à l’étape qui permet de passer d’un besoin problématisé à une mission concrète. Concentrez-vous donc sur la définition de ses termes pour en délimiter le périmètre.

Vous devrez définir les paramètres suivants :

• les objectifs et enjeux de la mission, qui vont cadrer le périmètre d’action du freelance et lui permettre d’avoir une vue d’ensemble, à la fois sur votre problématique et sur le contexte de votre entreprise
• la nature de l’expertise attendue, c’est-à-dire si votre besoin nécessite des compétences plutôt opérationnelles ou stratégiques (est-ce un opérationnel ou un consultant dont vous avez besoin ?)
• le répertoire des compétences techniques, autrement appelés hard skills (ex: implantation d’un logiciel, analyse de données, management d’équipe…) et parfois quelques softs skills, utiles lorsqu’il s’agit d’une mission portant par exemple sur des aspects organisationnels ou relationnels
• les marqueurs de réussite et les résultats attendus, qui vont concrétiser la réponse à votre problématique
• les livrables, qui matérialisent les résultats de l’intervention
• les délais, qui cadrent la réalisation de la mission et indique la progression de la mission

Avec l’ensemble de ces éléments, vous allez apporter des éléments concrets et suffisamment clairs pour organiser votre plan d’action.

3. Anticiper la logistique

Maintenant que vous avez défini le périmètre d’action, comment allez-vous concrétiser l’intervention de ce talent externe ? Vous aurez nécessairement besoin de traiter toutes les questions logistiques. Tout d’abord, d’un point de vue réaliste, êtes-vous actuellement en mesure d’incarner le rôle de référent et faciliter l’intégration de ce profil externe dans votre équipe ?

De manière générale, il sera nécessaire de mettre en place un ensemble de ressources internes pour favoriser la réussite de la mission. Par exemple :

• Que prévoyez-vous afin d’intégrer un freelance dans vos équipes ? Existe-t-il un programme d’onboarding spécifiquement dédié ? Si tel n’est pas le cas, quelles sont les pratiques que vous envisagez de mettre en place pour assurer la bonne intégration du talent ?
• Quel matériel est nécessaire pour l’exécution de la mission ? Avez-vous besoin d’investir ou le talent indépendant doit déjà disposer de ses propres outils (ex : espace de travail, drive, logiciel…) ?
• Quel est le lieu d’exécution de la mission ? Est-il nécessaire de rester sur site ou le télétravail est-il envisageable ?
• Avez-vous déjà contractualisé avec des prestataires externes ou d’autres indépendants auparavant ? Êtes-vous en mesure de comprendre les particularités des statuts juridiques ?
  

4. Identifier le profil idéal

Un freelance ne dispose pas des mêmes attentes et approches qu’un salarié. Rappelons donc les bases d’une recherche de profil freelance : les compétences (savoir-faire techniques, transverses, sectorielles, linguistiques et humaines), les techniques attendues, la maitrise des logiciels requis, les modes de travail (agile, scrum etc.).

Prenons un exemple : une entreprise est confrontée à un environnement particulièrement instable à la suite d’une fusion. Vous cherchez justement un consultant qui va intervenir sur ce projet, cette personne devra par exemple avoir une bonne gestion du stress. S’il n’est pas nécessaire d’indiquer ce climat de tension dans l’offre, cette information orientera les recherches vers des profils à l’aise avec ce type d’environnement et les recruteurs pourront s’appuyer du brief pour affiner leur sélection.

Si vous rencontrez des difficultés pour préciser votre besoin, vous pouvez tout à fait faire appel à des entreprises habituées à ce type de mise en relation. Elles auront des pistes pour vous aiguiller, issues des pratiques du marché et des clients qu’elles auront accompagnés sur des problématiques similaires.

5. Définir vos attentes de la future collaboration

Cette dernière étape est peut-être l’une des plus importantes mais néanmoins l’une des plus souvent négligées. Qu’attendez-vous de votre future collaboration ?

Pour que votre collaboration avec un freelance fonctionne, vous devez définir ce que vous attendez de cette dernière. Lorsqu’il arrive qu’une collaboration professionnelle ne fonctionne pas, cela peut justement être dû à un manque de précision quant aux attentes initiales du profil. Qu’entendons-nous par là ? C’est assez simple : si vous deviez imaginer une journée classique avec cette personne, à quoi ressemblerait-elle ? Attendez-vous de cette personne qu’elle soit totalement autonome sur son champ d’expertise ? Envisagez-vous que cette personne puisse faire particulièrement preuve d’une force de proposition, quitte à remettre en question certaines méthodes mises en place ? Doit-elle partager des valeurs de performance et d’excellence, sans quoi il lui sera difficile de s’intégrer à votre équipe ?

Ce ne sont que des exemples mais se poser ces questions permet d’identifier l’ensemble des points qui garantiront la réussite de cette future collaboration. Il vous sera alors plus facile d’estimer lequel des candidats en face de vous pourrait véritablement répondre à vos attentes.

Certes, définir votre besoin pourrait vous prendre un temps de réflexion plus important que prévu. Mais si vous y consacrez le temps nécessaire, vous gagnerez parallèlement un temps précieux dans votre recherche. En écartant les candidats qui ne correspondent pas aux différents critères cités plus haut, vous reconnaîtrez plus facilement la perle rare. Mais si vous préférez déléguer cette tâche à des experts ou vous faire accompagner afin d’approfondir votre besoin, orientez vers des entreprises de mise en relation comme Beager par exemple.