5 conseils juridiques pour contractualiser avec des freelances

Les freelances sont de plus en plus sollicités par les organisations.

Pour preuve, 47% des entreprises ont déjà fait appel à des recruteurs externes. S’il existe des intermédiaires chargés d’identifier les meilleurs freelances à proposer aux entreprises en recherche, rares sont celles qui s’occupent des démarches juridiques pour accompagner ces collaborations.

Frênées par une méconnaissance des procédures à mettre en place, beaucoup d’organisations se tournent vers des CDD ou des CDI quand leurs besoins pourraient plus facilement être couverts par des indépendants. Pour vous donner les moyens de vous organiser au mieux, Beager vous partage 5 points juridiques qui vous aideront à collaborer avec des freelances en toute sécurité.

Intégrer un freelance : les spécificités juridiques

Travailler avec un freelance peut sembler compliqué… En réalité, c’est bien plus simple qu’il n’y paraît. Pour que tout se déroule au mieux, les spécificités des indépendants doivent être bien maîtrisées et prises en compte au moment de la contractualisation. Si les réglementations juridiques en matière de contrat CDI sont bien connues des entreprises, c’est souvent moins le cas pour le statut freelance.

Recourir à un travailleur indépendant revient à bénéficier d’une prestation de services.

Voici quelques-uns des points d’attention à piloter pour sécuriser la collaboration avec le talent indépendant :

• Le prêt de main d’oeuvre illicite, qui stipule qu’un indépendant notamment s’il est proposé par un intermédiaire, doit conserver sa pleine liberté au regard des conditions convenues dans le contrat de la prestation intellectuelle. Ce texte amène à formaliser un contrat directement entre le freelance, potentiellement le tiers de confiance, et votre entreprise.
• Le délit de marchandage s’applique si un préjudice est commis sur le salarié d’un prestataire de service. Cela ne s’applique donc pas pour un freelance auprès duquel vous avez réalisé un contrat le faisant figurer comme l’une des parties prenantes.
• L’obligation de vigilance, selon laquelle vous devez vous assurer de la conformité des informations juridique des freelances avec lesquels vous contractualisez. Assurez-vous de disposer de l’ensemble des documents légaux des freelances avec lesquels vous collaborez.

notamment s’il est proposé par un intermédiaire

• La requalification en CDI, à la demande du travailleur indépendant ou, plus probable, en cas de non-respect du principe de non subordination (horaires imposés, validation des congés, pouvoir de sanction, etc). En tant qu’entreprise, il est donc important de faire le distinguo entre salarié et talent indépendant.

Dans le cadre d’une mission freelance, délimitez un périmètre de mission qui correspond bien à ces critères, et assurez vous de bien comprendre les spécificités liées au statut de ce travailleur.

5 actions juridiques pour une bonne collaboration entre freelances et entreprises

1. Des documents légaux aux normes

Avant même de contractualiser la prestation de services avec un talent indépendant, assurez-vous que ses documents légaux sont valables et à jour.

Plusieurs documents sont nécessaires pour faire intervenir un travailleur indépendant sur un montant supérieur à 5000 € HT, notamment :

• L’attestation SIRENE ou un extrait Kbis
• L’attestation de vigilance URSSAF
• Et la liste des travailleurs étranger

Si tout est complet, lancez-vous dans votre projet avec le talent ainsi approuvé.

2. Rédiger un contrat clair et détaillé

Si cette étape est évidente, abordez-la tout de même de façon minutieuse.

Des responsabilités de chaque partie aux modalités de paiement, le contrat avec un freelance doit être le plus clair et précis possible.

Sur ce document, vous pouvez indiquer :

• Le lieu de la prestation,
• Les livrables attendus,
• Les délais de réalisation,
• Etc…

Vous devez également inclure l’ensemble des clauses spécifiques qui encadrent la collaboration, notamment ce qui a trait à la confidentialité des données et à la propriété intellectuelle.

3. Assurer un suivi régulier de la collaboration

Comme pour tout engagement contractuel, la collaboration devra être suivie de façon régulière. Organisez des points sur l’avancement du projet.

Ces points d’étape peuvent d’ailleurs figurer dans les clauses du contrat de travail.

En plus de connaître l’avancement du livrable à date, c’est aussi l’occasion d’ajuster le rétroplanning si besoin est, mais aussi d’échanger sur les modalités de collaboration.

4. Désigner des référents internes pour les freelances

Afin de monter en compétences, les entreprises gagnent à se former sur ce qu’implique la collaboration avec des freelances.

En ce sens, il peut être intéressant d’avoir en interne une personne référente, vers laquelle les freelances pourront se tourner pour toute demande de renseignement ?

Dans les grands groupes, ce rôle est généralement confié aux Directions Achats, notamment via un service dédié à la gestion des prestations intellectuelles. Et pour cause, les directions Achats maîtrisent parfaitement les aspects financiers et juridiques. Malgré tout, ces interlocuteurs ne sont pas toujours ceux à privilégier pour répondre aux interrogations des indépendants en mission. Les directions RH sont généralement les mieux positionnés pour accompagner un collaborateur externe sur des questions liées à l’organisation du travail ou à la culture d’entreprise.. Malheureusement, trop peu sont formés sur le sujet.

Dans le cas des PME, un référent est rarement désigné, ou trop peu clairement.

Le constat ? Peu importe le type d’entreprise, il manque souvent une fonction support qui soit assez qualifiée à la fois sur plan juridique, et sur le plan des ressources humaines, pour accompagner l’intégration du travailleur indépendant.

5. Faire appel à un intermédiaire de confiance

Afin de vous aider à gagner du temps dans ces démarches, quoi de mieux cles déléguer à un partenaire de confiance qui rassemble les expertises.

Certains services de mises en relation se sont spécialisés sur :

• La vérification des justificatifs légaux
• La rédaction des contrats
• Le suivi de la collaboration
• Le paiement anticipé des factures aux freelances

Si vous n’avez pas le temps ou les qualifications nécessaires en interne pour piloter ce sujet, n’hésitez plus à faire appel à un partenaire qui pourra vous proposer des profils qualifiés pour vous laisser vous concentrer sur votre activité.

La collaboration entre freelances et entreprises doit être plus facile à aborder. En effet, pour beaucoup d’entreprises, il est encore nécessaire de se former à l’accueil, l’accompagnement, et le respect des règles juridiques qui encadrent le recours aux travailleurs indépendants. Pour gagner du temps, faites-vous accompagner par un partenaire. Vous n’aurez ainsi plus qu’à vous concentrer sur la réussite de ces nouvelles collaborations.